Description de l’emploi
« D’ici, on voit loin! » La vision du Port de Québec? Être un Port reconnu par les citoyens pour sa gestion responsable du territoire, le respect de l’environnement et la protection de la biodiversité, tout en se positionnant comme un chef de file mondial dans la concrétisation de chaînes d’approvisionnement durables au service d’une économie plus résiliente. Regroupant un peu plus de 100 employés, le Port a au cœur de ses préoccupations le développement durable, l’engagement communautaire et l’innovation, mais également le bien-être de son équipe. Il propose un milieu de travail stimulant et débordant de défis qui permet une conciliation travail-famille. Le Port offre des possibilités de développement professionnel, des horaires flexibles, un programme santé et un climat de travail sympathique agrémenté par des activités sociales de tout genre.

** L’utilisation de la forme masculine n’a pour but que d’alléger le texte

DESCRIPTION DU POSTES
Relevant de la direction Croisières et événements, le titulaire assure un soutien administratif et opérationnel essentiel au bon fonctionnement du département. Il coordonne les dossiers, la facturation, les suivis, les communications et l’organisation des activités, tout en veillant à offrir un service efficace aux clients internes et externes.

RESPONSABILITÉS :
Assurer la facturation dans Oracle, le suivi des comptes à recevoir et la gestion financière courante (vérification des factures, PO, remboursements et dépenses);
Assumer l’organisation des réunions pour le département;
Assumer la gestion des dossiers administratifs, incluant ceux relatifs aux navires;
Assurer un suivi avec les services juridiques pour les divers contrats et appels d’offres;
Accueillir les visiteurs et leur fournir des renseignements généraux;
Supporter la personne responsable de la gestion de l’horaire des navires de croisières ;
Offrir un support au niveau des communications à transmettre aux organisateurs de voyages, taxis, agents maritimes, autobus, etc.;
S’assurer que les dossiers clients sont à jours et documenter tous les besoins et particularités;
Prendre les messages téléphoniques et courriels de demande de locations de salles pour événements;
Préparer le contrat selon les paramètres donnés par la firme Relèvénement;
Remplir et transmettre aux clients le formulaire sur les engagements relatifs aux permis d’alcool dans un contexte de permis de réunion;
Documenter et mettre en forme le suivi des livrables fourni afin de le présenter aux gestionnaires et d’assurer le respect des délais;
Suivre l’évolution des dossiers en cours et tenir son supérieur informé de l’avancement et des problèmes rencontrés;
Agir à titre de premier répondant du secteur, que ce soit auprès de la clientèle interne ou externe, traiter les demandes ou référer à la personne concernée;
Faire un suivi régulier avec les fournisseurs afin de s’assurer du respect des dates de livraisons;
Assister aux réunions de démarrage d’évènements et activités et rédiger des comptes-rendus;
Préparer les contrats de location de salles;
Vérifier que tous les documents entrants (entente signée, assurances, paiement, plans d’ingénierie et autres) sont conformes à ceux exigés aux contrats et reçus dans les délais exigés;
Faire les demandes de travail dans Guide TI pour les tâches exécutées par les ressources internes;
Faire les demandes en ressources humaines auprès des différents partenaires;
Participer à l’organisation et la coordination de différentes réunions;
Réaliser toutes autres tâches connexes.

PROFIL RECHERCHÉ :
Détenir un DEC ou DEP en technique de bureautique ou l’équivalent;
Posséder au moins quatre (4) années d’expérience dans des fonctions administratives;
Avoir une bonne capacité de rédaction et une excellente maîtrise du français oral et écrit;
Avoir une bonne capacité de concentration, une bonne gestion des priorités et le sens de l’organisation et de la planification;
Avoir un fort sens du service à la clientèle;
Être un joueur d’équipe.